De hoeveelheid ongestructureerde informatie groeit explosief. Veel organisaties worstelen om grip te krijgen op hun digitale content. Dubbele of verouderde informatie dwaalt ‘onbeheerd’ rond in verschillende content management systemen of gedeelde netwerkschijven en circuleert via e-mail. Onbeheerde content gaat ten koste van de productiviteit van de ‘informatie werkers’, die steeds meer tijd moeten besteden aan bijvoorbeeld het vinden van de juiste informatie. Tevens wordt de organisatie blootgesteld aan enorme risico’s, zoals verlies van informatie, verspreiden van onjuiste informatie etc. Naast de toenemende hoeveelheid content worden de typen content ook steeds meer divers en omvatten: documenten, e-mail, e-forms, gescande documenten en afbeeldingen, web content, rich media, records, blogs, wikis, audio en video. Ieder type content kan zijn eigen eisen met betrekking tot wijziging en workflow hebben en er kan specifieke regelgeving van toepassing zijn, wat het beheren van content een stuk gecompliceerder en duurder maakt. Tegelijkertijd, hebben de informatie werkers behoefte aan simpele en makkelijk te gebruiken oplossingen voor het werken met content. Enterprise Content Management biedt uitstekende oplossingen.
Wat is Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (ECM) heeft betrekking op de strategieën, methoden en hulpmiddelen die worden gebruikt voor het vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content en documenten die gerelateerd zijn aan de processen van de organisatie. ECM hulpmiddelen en strategieën maken het mogelijk om ongestructureerde informatie te controleren en beheren, ongeacht waar deze zich bevindt. ECM gaat echter niet alleen om het controleren en beheren van content en de plek waar deze opgeslagen wordt. Het gaat er ook om dat content dusdanig beheerd wordt dat hiermee organisatiedoelen bereikt kunnen worden.
De belangrijkste redenen voor veel organisaties om met ECM aan de slag te gaan zijn: verbeteren van efficiency, optimaliseren van business processen en de mogelijkheden voor online samenwerking (collaboration). Directe aanleiding voor het starten van een ECM project is vaak de chaotische situatie rondom content – ‘content chaos’.
Een belangrijk onderdeel van een ECM strategie zijn de technologieën die ingezet worden, zoals bv. Document Management, Records Management, Search, Capture (scanning), E-mail management, Collaboration en Business Process Management (BPM) of Workflow.
Onze ECM diensten
Vamecon heeft met een groot aantal klanten gewerkt aan projecten die gericht zijn op de optimalisatie van hun processen, content & samenwerking,, met behulp van Enterprise Content Management - inclusief Document Management, Online Samenwerking, Digitalisering en Zaak- en procesgericht werken. We werken volgens een ‘best practice’ aanpak voor implementatie, die in de praktijk beproefd is bij vele organisaties. Dit zijn enkele voorbeelden van onze diensten:
ECM Strategie
Wat zijn de mogelijkheden voor optimalisatie van uw processen, content & samenwerking? En welke IT hulpmiddelen heeft u daarvoor nodig? De praktijk leert, dat een goede strategie de basis is van elke succesvolle implementatie. Een effectieve strategie zorgt ervoor dat de implementatie is toegespitst op concrete voordelen (toegevoegde waarde) voor de organisatie, klanten en gebruikers. De strategie levert inzicht op in essentiële behoeften en oplossingsrichtingen, de gewenste situatie (Visie), de benodigde IT hulpmiddelen, de business case en de te nemen stappen om de visie te realiseren (Roadmap).
ECM QuickScan
Om tot een effectieve strategie te komen, is het essentieel om een goed begrip te hebben van de relatie tussen mensen, processen en content in de organisatie. Het gaat hier bijvoorbeeld over hoe wordt samengewerkt aan content, hoe content zich beweegt tussen medewerkers en tussen afdelingen, welke systemen er worden geraakt en aan welke processen de content is gerelateerd. Het gaat ook over het begrijpen van welke content kritisch is voor de business en de huidige mate van content ‘management’ – of content chaos. De Quick Scan huidige situatie levert inzicht op in de stand van zaken, pijnpunten en verbetermogelijkheden, mogelijke oplossingsrichtingen en voordelen voor gebruikers.
ECM Project management
Er komt veel kijken bij de optimalisatie van uw processen, content & samenwerking; de veranderingen in processen en werkwijzen, de implementatie van nieuwe technologie, de migratie en/of conversie van content, de inrichting van ‘beheer’, de opleiding van gebruikers. Dit vraagt om een project manager met overzicht. Iemand die helpt om de totale impact inzichtelijk te maken, een goede business case te definiëren en een realistisch en haalbaar project te definiëren. Iemand die vervolgens samen werkt met uw team om het project met succes te realiseren. Want succesvolle implementatie is vooral ook teamwork.
ECM Implementatie
Op basis van de strategie kan de implementatie van oplossingen doelgericht en planmatig worden uitgevoerd. Hierdoor worden de oplossingen sneller en beter geaccepteerd door gebruikers en verdienen de investeringen zich snel(ler) terug. Belangrijke onderdelen van de implementatie zijn: definiëren van een Plan van Aanpak, inrichten van een ”cross functioneel” projectteam, analyse van processen en werkwijzen, inrichting van de software en training van gebruikers.
ECM Project Review
Uw organisatie voert een project uit op het gebied van digitalisering, document management of ECM. In de praktijk blijkt een en ander echter “met vallen en opstaan” te verlopen. Met als mogelijk gevolg, dat de gebruikersacceptatie lager is dan verwacht, de implementatie kosten hoger uitvallen dan begroot en de beoogde baten niet of niet geheel kunnen worden gerealiseerd. We kunnen een onafhankelijke Project Review voor u uitvoeren, om inzichtelijk te maken waar u staat met uw project of programma en te adviseren over te nemen stappen.
Meer informatie
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van ECM voor uw organisatie? Wilt u eens van gedachten wisselen met een expert over de belangrijkste redenen – voor uw organisatie – om met ECM aan de slag te gaan? We helpen u graag verder!
Voor meer informatie of voor een afspraak voor een kennismakingsgesprek, kunt u vrijblijvend contact opnemen met Edwin van Meggelen. Hij is telefonisch te bereiken op nummer 06-54958711 of via het contact formulier