Zaakgericht Werken is een een concept voor het verbeteren van klantenservice en bedrijfsprocessen. Bij zaakgericht werken staat de zaak (bijv. een aanvraag, claim, melding of klacht van een klant) centraal en niet het document. Dit betekent dat organisaties hun administraties zaakgericht moeten inrichten. Elke hoeveelheid werk, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden, wordt vastgelegd als zaak. Bij elke zaak hoort een zaakdossier, dat alle documenten, data, correspondentie, conversaties, procesinformatie etc. betreffende de zaak bevat.
De belangstelling voor zaakgericht werken is de laatste jaren steeds groter geworden. Belangrijke redenen hiervoor zijn: 1) klanten stellen hogere eisen aan de dienstverlening – zoals leveren van statusinformatie, eenmalig vastleggen van gegevens, één ingang voor alle klantvragen, alle klantinformatie op 1 plek beschikbaar; 2) de toenemende druk om de kosten te verlagen en de efficiency van de klantprocessen te verbeteren; 3) de noodzaak om resultaatgericht te werken en processen klant-tot-klant in te richten, te besturen en te bewaken. Ook door Lean initiatieven voor het verbeteren van processen, komt zaakgericht werken meer in de schijnwerpers te staan.
Onze Zaakgericht Werken diensten
Uw organisatie wil de dienstverlening en processen verbeteren met behulp van Zaakgericht werken? Dit brengt belangrijke beslissingen met zich mee. U wilt er zeker van zijn dat u de juiste stappen zet. Het is daarom goed om een professional bij uw project te betrekken. Iemand die overzicht heeft, helpt om uw ‘werkelijke’ behoeften vast te stellen, de beste oplossingsrichting te kiezen en de totale impact inzichtelijk te maken. Een professional die vervolgens samen werkt met uw team om het project met succes te implementeren.
Vamecon biedt een compleet pakket diensten op het gebied van Zaakgericht Werken, inclusief: Zaakgericht werken met succes – implementatie aanpak, QuickScan, Business Case, Project Management, Implementatie ondersteuning en Project Review.
Zaakgericht werken met succes – implementatie aanpak
Op basis van ‘Best Practices’ – ervaringen in de praktijk – heeft Vamecon een aanpak ontwikkeld voor de implementatie van Zaakgericht Werken met succes. Kenmerkend voor deze aanpak is de integrale benadering van veranderingen, met aandacht voor organisatie, processen en ICT. Met deze gestructureerde aanpak wordt de juiste koers voor de organisatie in kaart gebracht en vertaald naar resultaatgericht, pragmatische plan. Onderdelen van de aanpak zijn: inrichting Project- en Programma Management, uitvoeren van een Quick Scan, definieren Visie en Strategie, vaststellen Business en ICT eisen, definieren van de Business Case, inrichting Procesmanagement, Implementatie en Verandermanagement.
QuickScan
Om tot een effectieve strategie voor Zaakgericht werken te komen, is het essentieel om een goed begrip te hebben van de verschillen tussen de huidige en gewenste informatievoorziening. Het gaat hier bijvoorbeeld over hoe en waar content wordt vastgelegd, hoe wordt samengewerkt aan content, hoe content zich beweegt tussen medewerkers en tussen afdelingen, welke systemen er worden geraakt en aan welke processen de content is gerelateerd. Het gaat ook over het begrijpen van welke processen en content kritisch zijn voor de business en de huidige mate van Zaakgericht werken en content ‘management’. De Quick Scan huidige situatie levert inzicht op in de stand van zaken, pijnpunten en verbetermogelijkheden, mogelijke oplossingsrichtingen en voordelen voor gebruikers.
Business Case
De Business Case is de zakelijke rechtvaardiging voor uw Zaakgericht Werken project en bevat een overzicht van kosten en de baten. De Business Case vervult een belangrijke rol bij het verkrijgen van draagvlak voor het project en is de basis voor het nemen van beslissingen. We kunnen uw organisatie helpen bij het vaststellen van een heldere en gedegen Business Case, die een stevig fundament legt voor uw project.
Project management
Er komt veel kijken bij de implementatie van Zaakgericht werken; de veranderingen in processen en werkwijzen, de implementatie van nieuwe technologie, de migratie en/of conversie van content, de inrichting van ‘beheer’, de opleiding van gebruikers. Dit vraagt om een project manager met overzicht. Iemand die helpt om de totale impact inzichtelijk te maken, een goede business case vast te stellen en een realistisch en haalbaar project te definiëren. Iemand die vervolgens samen werkt met uw team om het project met succes te realiseren. Want succesvolle implementatie van Zaakgericht werken is vooral ook teamwork.
Implementatie ondersteuning
Op basis van een een gedegen implementatieplan kan de implementatie van Zaakgericht werken op een doelgerichte en planmatige wijze worden uitgevoerd. Hierdoor worden de oplossingen sneller en beter geaccepteerd door gebruikers en verdienen de investeringen zich snel(ler) terug. We kunnen uw organisatie helpen met de daadwerkelijk implementatie van Zaakgericht werken in de praktijk, inclusief: het opstarten van het project en het inrichten van het projectteam, de aansturing van leveranciers, het inrichten van processen en werkwijzen, het organiseren van workshops, verander management, inrichting van de beheerorganisatie en -processen, inrichting van de software en training van gebruikers.
Project Review
Uw organisatie voert een project uit op het gebied van digitalisering en Zaakgericht werken. In de praktijk blijkt een en ander echter “met vallen en opstaan” te verlopen. Met als mogelijk gevolg, dat de gebruikersacceptatie lager is dan verwacht, de implementatie kosten hoger uitvallen dan begroot en de beoogde baten niet of niet geheel kunnen worden gerealiseerd. We kunnen een onafhankelijke Project Review voor u uitvoeren, om inzichtelijk te maken waar u staat met uw project of programma en te adviseren over te nemen stappen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over hoe we u kunnen helpen? Neem dan contact op met Edwin van Meggelen, telefonisch op 06-54958711 of via het contact formulier
