Er is een groot probleem waarmee alle organisaties te maken hebben: de explosieve groei van alle soorten ongestructureerde informatie (content), die bv. is vastgelegd in papieren en electronische documenten, e-mails, formulieren, rapporten, website content etc. Het resultaat is, dat organisaties steeds vaker te kampen hebben met verlies van informatie, moeilijk vindbare informatie, verkeerde versies, incomplete dossiers en dientengevolge trage afhandelingprocessen. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers momenteel al gemiddeld zo’n 30 tot 40 % van hun tijd besteden aan document gerelateerde taken, zoals opslaan / archiveren, zoeken, verzamelen, kopiëren, verzenden, publiceren etc. Dit zal de komende jaren alleen maar toenemen. Daarnaast wordt het voor organisaties steeds belangrijker om de “kennis” die in documenten aanwezig is te “delen”. Bovendien dienen veel organisaties door aangescherpte wet- en regelgeving te beschikken over complete en snel oproepbare dossiers (compliancy). Dit noodzaakt organisaties om meer grip op informatie te krijgen. Enterprise Content Management (ECM) biedt hiervoor adequate oplossingen.
Wat is Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management (ECM) heeft betrekking op de strategieën, methoden en hulpmiddelen die worden gebruikt voor het vastleggen, beheren, opslaan, bewaren en leveren van content en documenten die gerelateerd zijn aan de processen van de organisatie. ECM hulpmiddelen en strategieën maken het mogelijk om ongestructureerde informatie te controleren en beheren, ongeacht waar deze zich bevindt. ECM gaat echter niet alleen om het controleren en beheren van content en de plek waar deze opgeslagen wordt. Het gaat er ook om dat content dusdanig beheerd wordt dat hiermee organisatiedoelen bereikt kunnen worden. Belangrijke “business drivers” voor ECM zijn bv. klanttevredenheid, standaardisatie, samenwerking en productiviteit / efficiency. Om tot een optimale ECM strategie te komen, is het essentieel om een goed begrip te hebben van de relatie tussen mensen, processen en content in de organisatie. Het gaat hier bijvoorbeeld over hoe content zich beweegt binnen en tussen afdelingen, welke systemen er worden geraakt en aan welke processen de content is gerelateerd. Het gaat ook over het begrijpen van welke typen content er zijn binnen een organisatie en hoe de complete levenscyclus beheerd kan worden, vanaf het ontstaan tot de vernietiging. Een belangrijk onderdeel van een ECM strategie zijn de technologieën die ingezet worden, zoals bv. Document Management, Records Management, Search, Capture (scanning), E-mail management, Collaboration en Business Process Management (BPM).
Wat zijn de voordelen?
Dit zijn enkele belangrijke redenen voor organisaties om ECM te implementeren:
Verbeteren van service aan de klant
- Alle klantgerelateerde informatie op één plek beschikbaar (integraal klantbeeld), ongeacht de bron of opslaglocatie.
- Snelle toegang tot informatie, snelle en adequate beantwoording van klantvragen.
- Beschikbaarheid van informatie over de status van een klantaanvraag in het proces.
Verbeteren van productiviteit en efficiency
- Digitaliseren van papier zorgt voor efficiëntere en snellere werkprocessen.
- Betere beschikbaarheid van informatie op de werkplek, kortere zoektijden.
- Makkelijker delen van informatie tussen alle betrokken partijen, betere samenwerking.
Implementeren van “best practices” en standaardisatie
- ECM biedt “best practices” op het gebied van document- en content management.
- ECM biedt ondersteuning voor het definiëren en invoeren van een uniforme en gestructureerde manier van werken met content, door de gehele organisatie.
Stroomlijnen van bedrijfsprocessen
- Stroomlijnen van document- en content intensieve processen zorgt voor een snellere afhandeling en minder verspilling van arbeidstijd.
- Klantaanvragen kunnen op een uniforme wijze afgehandeld worden, ongeacht het kanaal (post, fax, telefoon, web).
- ECM biedt ondersteuning voor de uitvoering en bewaking van processen en biedt de instrumenten (zoals management rapportages) voor continu procesverbetering.
Voldoen aan Wet en Regelgeving (Compliancy)
- Zekerstellen dat voldaan wordt aan regelgeving met betrekking tot vastleggen, beveiligen en bewaren van informatie.
Wat komt er kijken bij een succesvolle ECM Implementatie?
Een succesvolle implementatie van Enterprise Content Management vraagt om een goede en zorgvuldige voorbereiding. Dit zijn enkele aandachtspunten die van belang zijn voor een succesvolle ECM implementatie:
- Het uitvoeren van een ECM QuickScan, met het doel om inzicht te verkrijgen in de huidige situatie en de toegevoegde waarde van ECM voor de organisatie en bedrijfsprocessen. De ECM QuickScan is de basis voor het vaststellen van een ECM Visie en Strategie;
- Het definiëren van een heldere ECM Visie en Strategie. De ECM Strategie geeft weer wat er voor nodig is om de ECM Visie te realiseren, inclusief prioriteiten en concrete acties;
- Het definiëren van een sterke ECM Business Case – de baten en kosten van het project – en deze effectief communiceren naar ‘de ‘stakeholders’ van het project.
- Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en verbetermogelijkheden en de mogelijke oplossingrichtingen op basis van ECM.
- Het vaststellen van technische en functionele eisen / specificaties ten aanzien van de ECM oplossing (hardware, software, infrastructuur). Zorg dat hierover overeenstemming bestaat binnen de organisatie.
- Het selecteren van leveranciers en het kiezen van een ECM software pakket dat aansluit bij de ambities en eisen van de organisatie. Dit vereist kennis van de ECM markt en expertise van ECM software oplossingen.
- Het maken van een plan voor het digitaliseren en migreren van de content naar de nieuwe ECM oplossing.
- Het ontwerpen van een “functionele inrichting” van de ECM oplossing – die aansluit bij de werkprocessen – en zorgen voor voldoende acceptatie door de gebruikers.
- Het inrichten van de ECM beheers- en gebruikersorganisatie ter ondersteuning van de nieuwe situatie.
- Het begeleiden van de ECM implementatie, inclusief het begeleiden van de veranderingsaspecten van het ECM project (change management).
Bewezen kennis, ervaring met bewezen ECM oplossingen
Vamecon heeft oplossingen voor Enterprise Content Management geïmplementeerd bij een scala aan organisaties binnen verschillende sectoren, waaronder Banken, Industrie, Engineering, Architectuur, Energie, Overheid en Gemeenten. Daar profiteert u van, want bij ons vindt u de benodigde kennis en ervaring.
Wilt u meer weten?
Wilt u meer weten over onze diensten en hoe we u kunnen helpen? Neem dan contact met ons op via het contact formulier, of neem telefonisch contact op met Edwin van Meggelen. Telefoon: 078 – 6821885
About Edwin van Meggelen
Volg ons