Onderzoek digitalisering en implementatie DMS / zaaksysteem bij gemeente

De gemeente werkt al een aantal jaren met de document management oplossing (DMS) van een bekende leverancier. Deze oplossing is bedrijfsbreed ingezet voor digitalisering van de interne processen (postafhandeling). Sinds enige tijd wordt ook het zaaksysteem van dezelfde leverancier gebruikt, voor de afhandeling van vergunningaanvragen (zaakgericht werken).  Binnen de organisatie is er echter in toenemende mate sprake van ontevredenheid over de oplossing en de door de leverancier geleverde implementatie ondersteuning. De ontevredenheid betreft zowel technische als gebruikersaspecten van de oplossing, waardoor medewerkers veel hinder ondervinden bij de uitvoering van hun werk. De gemeente heeft het gevoel dat er – ondanks alle overleg met de leverancier en inmiddels genomen maatregelen- geen verbetering in de situatie komt. Om deze reden heeft men aan Edwin van Meggelen gevraagd om een onafhankelijk onderzoek uit te voeren. In dit onderzoek zijn onder meer stand van zaken digitalisering, huidige problemen en de gevolgde implementatie aanpak in kaart gebracht is is geadviseerd over te nemen maatregelen.