Vamecon Consultancy, onafhankelijk advies- en projectmanagement bureau op het gebied van Digitalisering en Enterprise Content Management, biedt een Quick Scan Zaakgericht Werken voor Overheidsinstellingen en Gemeenten. Hiermee maakt Vamecon snel en objectief inzichtelijk hoe efficiënt de processen verlopen, wat de stand van zaken van de digitalisering is en waar realistische verbeteringen zijn door te voeren.
De uitdaging
Overheidsinstellingen en Gemeenten staan voor de uitdaging om de dienstverlening aan de klanten te verbeteren en de efficiency van de processen te verhogen. Het aanbieden van elektronische diensten aan burgers en bedrijven, de invoer van zaakgericht en procesgericht werken en het digitaliseren van de processen zijn belangrijke aandachtspunten. De mogelijkheden van ICT, inclusief Enterprise Content Management (ECM), Document Management, Workflow Management, Zaaksystemen etc. spelen hierbij een belangrijke rol.
In de praktijk blijkt, dat er veel komt kijken bij de implementatie van Zaakgericht Werken. Het definiëren en communiceren van de Visie, het maken van een gedegen plan van aanpak, het vaststellen van eisen, het in kaart brengen van de processen, het kiezen van een pakket, het ontwerpen van de oplossing, de samenhang met andere processen en systemen, acceptatie door gebruikers, de verandering van werkwijzen, de change management aspecten, de inrichting van processen voor beheer, het verbeteren van de kwaliteit etc. Dit zijn allemaal aspecten die van cruciaal belang zijn voor een succesvolle implementatie. Het valt voor veel gemeenten echter niet mee om vast te stellen waar ze nu staan, wat de verbetermogelijkheden zijn en welke acties genomen moeten worden.
De oplossing
De Quick Scan Zaakgericht Werken verschaft inzicht in de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie met betrekking tot processen, digitalisering en informatievoorziening. Op basis van de resultaten kan de organisatie zorgen dat ze hun inspanningen en middelen richten op de verbeteringen en oplossingen die daadwerkelijk waarde toevoegen voor de organisatie. De gemeente ontvangt een kort en bondig advies met quick wins en aanbevelingen om direct verbeteringen te realiseren.
De resultaten van de Quick Scan Zaakgericht Werken kunnen gebruikt worden om vast te stellen welke acties genomen moeten worden om de ambities van de organisatie te realiseren. De resultaten kunnen tevens gebruikt worden om een project of programma op te zetten of om een ‘routekaart’ te definiëren. De analyse van huidige en gewenste situatie helpt om prioriteiten voor het project vast te stellen, ondermeer door aan te geven wat “quick wins” zijn en waar zich mogelijke implementatie issues kunnen voordoen.
De voordelen
Dit zijn de voordelen van de Quick Scan Zaakgericht Werken op een rij:
- Onafhankelijk inzicht in stand van zaken.
- Inzichten in de verschillen tussen huidige en gewenste informatiehuishouding en inrichting van processen.
- Basis voor de ontwikkeling van een Visie en Strategie.
- Startpunt voor het opzetten van een project, programma en routekaart
- Korte doorlooptijd
Over ons
Vamecon heeft vele organisaties gesteund bij de implementatie van oplossingen op het gebied van Enterprise Content Management (ECM, Digitalisering van processen en zaakgericht en procesgericht werken.. Onze specialisten weten als geen ander wat er bij komt kijken om een implementatie te realiseren, die aansluit bij de ambities en behoeften van uw organisatie. We werken volgens een “best practice” aanpak voor Informatiemanagement projecten en zorgen op deze manier dat u profiteert van de ervaring en “lessons learned” van vele andere implementatietrajecten.
About Edwin van Meggelen